Terceirização da folha de pagamento: vale a pena?

À medida que uma empresa adquire escalabilidade frente ao mercado, a apuração de folha de pagamento vai se tornado uma obrigação cada vez mais complexa para o Departamento de Pessoal, devido ao natural fato de o crescimento da empresa demandar mais contratações para os quadros.

Isso leva a dois cenários: o empreendedor precisa ampliar desproporcionalmente sua equipe de Recursos Humanos ou “espremer” a atividade entre tantas outras obrigações fundamentais para a saúde dos negócios, gerando uma sobrecarga para o RH, resultando em um tempo insatisfatório para uma adequada apuração da folha de pagamento.

Por isso, uma solução inteligente, que garante avanços na organização interna das empresas, é a terceirização da folha de pagamento. Continue a leitura deste artigo e compreenda porque este processo vale a pena.

O que é a folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento fiscal cuja finalidade é promover a organização e registro de valores correspondentes ao pagamento mensal pela prestação de serviços dos colaboradores, e deve indicar descontos e acréscimos, e determinados benefícios.

Está entre as principais responsabilidades fiscais de uma empresa, e precisa atender a uma série de critérios para ter legitimidade jurídica frente aos órgãos de fiscalização.

Não há um padrão estabelecido para sua confecção. Entretanto, consoante o Decreto n.º 3.038/99, uma folha de pagamento deve apresentar:

Dados do empregador;
Informações pessoais do empregado, cargo e função;
Descontos realizados, como INSS, contribuição sindical, FGTS, vale-transporte e vale-refeição, dentre outros;
Número de dias trabalhados e valor bruto e líquido do salário;
Valores de horas extras e adiantamentos;
Salário-maternidade, décimo terceiro e férias.

Ao empregador, ela garante a legitimidade das relações trabalhistas estabelecidas pela empresa, devendo este manter, em cada estabelecimento, uma via da folha pagamento – seja de modo físico ou digital – para fins de conformidade com a fiscalização.

Ao trabalhador, a folha de pagamento assegura uma fonte com validade legal para comprovação de renda e atividade remunerada.

Qual a importância da folha de pagamento para as empresas?

A apuração de folha de pagamento é uma responsabilidade fiscal de ordem trabalhista obrigatória a toda empresa que possua contratações feitas por meio da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que regulamenta as condições legais de relação entre colaborador e empresa em todo o país.

A obrigatoriedade da adoção da folha de pagamento – e aferimento por parte do empregador – está prevista tanto no Art. 32, inciso I da Lei 8.212/91, quanto no Art. 47 inciso III da IN RFB 971/09.

Estas leis preveem a obrigatoriedade de a empresa elaborar, com periodicidade mensal, a folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os seus funcionários, respeitados os critérios técnicos para a elaboração do documento.

Como funciona a terceirização da folha de pagamento?

Também conhecido como BPO de folha de pagamento, os processos geralmente consiste na transmissão da apuração, confecção e revisão da folha de pagamento por uma contabilidade com capacitação técnica especializada neste tipo de serviço.

Com este processo a empresa ganha em eficácia, dinamismo e precisão na apuração e entrega das folhas de pagamento.

Uma das principais vantagens é desobrigar a equipe desta atividade, que demanda um grande tempo, atenção, e muitas vezes, uma equipe numerosa para ser efetuada com eficácia.

Benefícios de fazer a terceirização da folha de pagamento

Contabilidades especializadas na terceirização da folha de pagamento, geralmente consolidam expertise no assunto.

Deste modo, otimizam a qualidade e geram automatização para o processo, possibilitando ao gestor acesso ao documento por múltiplas plataformas e de diferentes locais, simplificando a relação com órgãos e fiscalização.

Confira, agora, os principais benefícios trazidos para sua empresa.

Redução de gastos

A terceirização de folha de pagamento garante a redução de gastos para sua empresa ao prevenir falhas operacionais e resultantes em multas ou judicialização trabalhistas.

Além disso, reduzem os custos operacionais ao introduzir mais técnicas e sistemas que dinamizam o processo e encurtam o tempo gasto no processo. Em paralelo, reduzem as necessidades de contratação de e obra fixa e em tempo integral para realização do trabalho.

Mais organização na gestão da folha de pagamento:

Pelo fato de uma equipe especializada na terceirização da folha de pagamento dedicar atenção exclusivamente a este serviço, pode dedicar mais tempo e um foco mais estratégico.

Deste modo, a terceirização da folha de pagamento garante dados sempre atualizados,

a produção de relatórios relevantes e com alta precisão para balizar tomadas de decisões empreendedoras na gestão de pessoal.

Além disso, você com a maior disponibilidade de tempo de sua equipe de RH para lidar com questões mais estratégicas, com a gestão de clima organizacional, programas de treinamento ou seleção de novos talentos.

Prevenção a erros na folha de pagamento

A terceirização da folha de pagamento feita por uma contabilidade especializada neste processo soluciona situações como atrasos no envio de informações e erros de cálculos.

Essas são ocorrências frequentes quando um Departamento de Pessoal precisa realizar esta complexa atividade concomitantemente a outras demandas de igual importância, situação que pode acarretar penalidades para o negócio.

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