Nove cuidados fundamentais com a folha de pagamento

Independente de porte ou área de atuação, todas as empresas devem ter cuidado com a folha de pagamento. A falta de cautela ou descuidos com a folha de pagamento pode trazer sérias consequências para a organização, como processos trabalhistas e multas.

Assim, é importante ter um controle efetivo sobre esse documento, contando com uma equipe capacitada para fazer a gestão das informações e com conhecimento profundo das regras e procedimentos – sobretudo agora, com o advento do eSocial, que vai aumentar ainda mais o controle sobre as empresas.

Quer saber alguns cuidados e detalhes importantes que devem ser observados na folha de pagamento? Continue a leitura!

Classificação do funcionário por categoria

Quando se faz a folha de pagamento, é necessário classificar o funcionário de acordo com a categoria à qual ele pertence, como indústria, comércio etc. Afinal, cada uma possui uma convenção coletiva diferente, e esse cuidado é importante para seguir as normas corretas.

Atenção às mudanças

É normal o quadro de colaboradores da empresa sofrer alterações, sobretudo as de médio e grande porte. E ter a gestão dessas mudanças é um detalhe importante, pois a partir delas são gerados os valores de pagamentos.

Rubricas

As informações relativas às remunerações dos funcionários devem constar na tabela correta de rubricas do layout do eSocial, já que eventuais falhas podem resultar em problemas.

Essas informações são consideradas pelo governo para a base de cálculo do IRRF, FGTS, INSS e sindicato laboral, por isso é fundamental a conformidade desses dados na folha de pagamento, já que qualquer erro pode influenciar as demais informações.

Cálculo de horas extras e adicionais

É preciso calcular as horas extras e eventuais adicionais com base no sistema de ponto, cartão ou livro – lembrando que todas as empresas com mais de 10 funcionários são obrigadas por lei a registrar a frequência dos colaboradores de forma eletrônica.

Atenção também à necessidade de pagamentos adicionais como, por exemplo, adicional noturno, insalubridade e periculosidade, além de pagamentos como salário família ou descanso semanal remunerado.

Faltas

Além de calcular as horas extras e adicionais, é preciso verificar se o profissional faltou durante o mês e se a falta foi justificada. Se o trabalhador não trabalhou e não justificou a falta, é possível descontar os dias em que ele não compareceu do valor bruto do salário.

Pagamentos

A folha de pagamento engloba todos os pagamentos dos colaboradores, como férias, décimo terceiro, entre outros. Ou seja, todos os pagamentos serão centralizados em um só documento. Por isso, é importante não deixar para enviar as informações de última hora.

Mudanças de impostos

Atenção aos encargos tributários. Eles podem mudar de acordo com alguns fatores, como mudanças na faixa salarial dos colaboradores, benefícios, ou bônus pagos. Certifique-se de que esses dados estão atualizados e sendo pagos de maneira correta, evitando assim ações trabalhistas e fiscais.

Fechamento da folha de pagamento

Nas folhas de pagamento constam também valores que não correspondem a salários, como deduções de convênios e comissões. Para calcular corretamente o valor devido aos funcionários, é importante a empresa ter um cronograma mensal.

E atenção: as organizações que definem uma data limite para o cálculo devem se atentar às operações que acontecerão depois do fechamento. Com o eSocial, as folhas fechadas previamente, ou seja, que não obedecem o período de competência, podem ter divergências de valores que vão refletir nos eventos não periódicos transmitidos antecipadamente ao governo.

E a sua empresa, tem o controle total das folhas de pagamentos? Já se adequou ao eSocial. Entre em contato com a PartWork e veja como podemos ajudar!

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